De ontwikkelbaarheid van Cold Outreach onder de knie krijgen - Ervoor zorgen dat e-mails in de inbox terechtkomen en niet in spam

De essentie van SPF, DKIM en DMARC

Als het gaat om de bezorgbaarheid van e-mails, gaat het niet alleen om het klikken op verzenden; het gaat erom ervoor te zorgen dat uw e-mails daadwerkelijk in de inbox terechtkomen. Een van de meest over het hoofd geziene maar cruciale aspecten hiervan is e-mailauthenticatie, met name het correct instellen van uw SPF-, DKIM- en DMARC-records. Zie ze als de bodyguards van je e-mail, die aan de poorten van de inbox staan en ervoor zorgen dat je berichten betrouwbaar zijn en niet verward worden met spam.

• SPF (Sender Policy Framework): Dit record specificeert welke mailservers e-mails mogen verzenden namens uw domein. Het is alsof je je e-mails een identiteitskaart geeft waarop staat: „Ja, deze afzender is legitiem.” Zonder dit kan het zijn dat uw berichten in de spamfolder terechtkomen of helemaal niet worden afgeleverd.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM voegt een unieke digitale handtekening toe aan uw e-mails, waarmee wordt bevestigd dat er tijdens het transport niet met het bericht is geknoeid. Het is het equivalent van het verzegelen van een brief met was. Als de verzegeling verbroken is, weet de ontvanger dat er iets vreemds aan de hand is.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Dit is de uitschieter van e-mailauthenticatie, waarbij met SPF en DKIM wordt samengewerkt om niet alleen uw e-mails te verifiëren, maar ook om rapporten over de leveringsprestaties te verstrekken. Als DMARC op de juiste manier is geconfigureerd, kan het de kans dat uw domein wordt vervalst aanzienlijk verminderen.

Waarom dit belangrijk is: verkeerd geconfigureerde of ontbrekende SPF-, DKIM- en DMARC-records kunnen de reputatie van uw afzender schaden, wat leidt tot lage open rates, hogere bouncepercentages en, in het ergste geval, zwarte lijsten. Als je deze nog niet hebt ingesteld, is het tijd om er een prioriteit van te maken. Je e-mailmarketing hangt ervan af.

Gebruik echte namen, geen algemene adressen

Er is iets onpersoonlijks aan het ontvangen van een e-mail van info@ of contact@. Het voelt koud, zakelijk aan, en het ergste van alles, vergeetbaar. Gebruik in plaats daarvan gepersonaliseerde e-mailaccounts met echte namen zoals john@ of emily@. Dit zorgt niet alleen voor een menselijk tintje, maar het schept ook vertrouwen en vergroot de kans op betrokkenheid. Mensen openen eerder een e-mail van een persoon dan van een anonieme entiteit.

• De persoonlijke benadering: e-mails van echte namen zorgen voor een gevoel van vertrouwdheid, waardoor je publiek het gevoel krijgt dat ze met een echte persoon praten, niet met een robot. Deze eenvoudige aanpassing kan een enorme impact hebben op uw open- en responspercentages.
• De vertrouwensfactor: gepersonaliseerde e-mails presteren doorgaans beter omdat ze niet alleen over marketing gaan, maar ook over het opbouwen van relaties. Vertrouwen is de valuta van moderne digitale communicatie, en het gebruik van echte namen is een gemakkelijke manier om dat te verdienen.

Kies een gerenommeerde e-mailserviceprovider

De basis van effectieve e-mailmarketing gaat niet alleen over wat je verstuurt, maar ook over wie het verstuurt. De keuze voor een betrouwbare e-mailserviceprovider (ESP) zoals Google Workspace of Microsoft 365 is cruciaal voor het handhaven van hoge leveringspercentages. Deze services worden geleverd met ingebouwde beveiligingsfuncties, robuuste spamfiltering en een sterke reputatie van afzenders die uw e-mailprestaties kunnen verbeteren.

Als u echter besluit om voor uw eigen e-mailserver te kiezen, wees dan voorbereid op de technische verantwoordelijkheden die daarmee gepaard gaan. Als je je eigen server beheert, heb je controle, maar het betekent ook dat je alles onder controle hebt als het gaat om het handhaven van de beveiliging, het beheren van de afleverbaarheid en het waarborgen van de naleving van e-mailstandaarden.

• Overwegingen bij schaalvergroting: Als uw bedrijf meer dan 10.000 e-mails per maand verstuurt, is het misschien tijd om te overwegen te investeren in een particuliere infrastructuur. Deze route biedt meer aanpassingsmogelijkheden en controle, maar vereist ook geavanceerde technische kennis. Om de juiste keuze te maken, is het van cruciaal belang dat uw behoeften worden afgewogen tegen uw capaciteiten.
• Investering in infrastructuur: Voor afzenders van grote volumes kan het gebruik van een privé-infrastructuur een doorbraak betekenen, waardoor u elk aspect van uw e-mailprestaties kunt verfijnen. Maar vergeet niet dat grote kracht gepaard gaat met grote verantwoordelijkheid: wees voorbereid op alles, van IP-warming-ups tot reputatiemanagement.

Provider-matching voor instellingen met meerdere accounts

Met tools zoals Smartlead en Instantly kun je je bezorgbaarheid optimaliseren door providers te koppelen aan ontvangers: Gmail-accounts worden naar Gmail gestuurd, Outlook naar Outlook. Deze strategische afstemming maakt gebruik van het ingebouwde vertrouwen tussen communicatie van dezelfde provider, waardoor uw kansen op plaatsing in uw inbox toenemen.

Houd de verzendvolumes laag

Verzendingen van grote hoeveelheden kunnen een rode vlag zijn voor spamfilters. Om een goede afzenderreputatie te behouden, moet je je bereik beperken tot ongeveer 15-20 e-mails per inbox per dag, met een maximum van twee inboxen per domein. Om extra voorzichtig te zijn, kun je overwegen om slechts 5 e-mails per dag per inbox te verzenden. Deze „langzame en gestage” aanpak kan ervoor zorgen dat je inbox langer meegaat en dat je domein niet op de zwarte lijst staat.

Verzendvertragingen implementeren

Een andere cruciale factor bij het vermijden van spamfilters is het beheersen van uw verzendsnelheid. Door een vertraging van 30-40 minuten tussen elke e-mail in te voeren, kunt u voorkomen dat uw e-mails worden gemarkeerd. Om de zaken actueel te houden, moet je dit interval om de paar dagen aanpassen. Spamfilters zijn dol op patronen, dus laat ze gissen.

Vermijd Open Rate Tracking en gebruik een aangepast trackingdomein

Hoewel het verleidelijk is om elke opening te volgen, kunnen deze gegevens enorm onnauwkeurig zijn en schadelijk zijn voor de leverbaarheid. Bovendien lijken je e-mails meer op spam. Het gebruik van een aangepast trackingdomein in plaats van het standaard ESP-domein kan deze risico's beperken, maar de beste aanpak is vaak om tracking helemaal over te slaan.

Geef je e-mails een boost met Spyntax

E-mails die er elke keer hetzelfde uitzien, zijn een onfeilbare manier om als spam te worden gemarkeerd. Voer Spyntax in: een tool waarmee u variaties in uw e-mailkopie kunt gebruiken, zodat geen twee e-mails identiek zijn. In plaats van 'Hallo' te zeggen, kun je bijvoorbeeld kiezen tussen 'Hallo', 'Hallo' of 'Groeten'. Deze subtiele verschuiving houdt je e-mails fris en minder voorspelbaar voor spamfilters.

Verifieer altijd je e-maillijst

Een niet-geverifieerde e-maillijst is als een tikkende tijdbom die de reputatie en bezorgbaarheid van uw afzender kan schaden. Om dit te voorkomen, moet je je e-maillijst altijd dubbel verifiëren om fouten op te sporen voordat ze je campagnes schaden. Als je bouncepercentage boven de 2-3% kruipt, druk dan op pauze en verifieer je lijst onmiddellijk opnieuw. Bij het opschonen van je lijst gaat het niet alleen om het vermijden van bounces, maar ook om ervoor te zorgen dat je e-mails betrokken, echte mensen bereiken.

Voor een meer geavanceerde aanpak kunt u tools zoals Clay.com gebruiken om een „waterval” -verificatieproces te implementeren. Met deze methode wordt uw lijst door meerdere verificatietools geleid, zodat elke tool eventuele problemen opvangt die de anderen misschien over het hoofd zien. Het is alsof je meerdere vangnetten hebt, zodat je gegevens zo nauwkeurig mogelijk zijn.

Beperk links en vermijd onnodige afbeeldingen

Te veel links of afbeeldingen toevoegen is hetzelfde als een neonbord ophangen met de tekst: „Ik ben spam!” Indien absoluut noodzakelijk, beperk jezelf tot één essentiële link en blijf uit de buurt van extra afbeeldingen. Concentreer u op het overbrengen van een duidelijke, waardegedreven boodschap in plaats van te proberen te verblinden met afbeeldingen.

Final Thoughts: De bezorgbaarheid van e-mails is een spel van finesse. Van het opzetten van robuuste authenticatieprotocollen tot het verfijnen van uw verzendstrategie, elk detail is belangrijk. Door deze praktische tips te volgen, vergroot je niet alleen je kansen om in de inbox terecht te komen, maar bouw je ook een sterkere, betrouwbaardere relatie op met je publiek.